Het persbericht: informeren, positioneren en verleiden

Do’s en Dont’s

  1. DOEN: Hou het persbericht kort en krachtig.
    Verkort je bericht tot de belangrijkste, nieuwswaardige, kijk-want-dus punten. Verleid de journalist daarmee om verder te lezen en contact op te nemen. Echter, bij lokale pers gaat een goed persbericht vaak integraal mee in de h.a.h. krant of lokale nieuws website. Schrijf een kort en bondig artikel(tje) in de stijl van het medium, met een pakkende foto – en link naar de hi-res foto(s) onderin.
  2. DOEN: Hou Google in gedachten.
    Steeds meer mensen gebruiken internet als hun primaire nieuwsbron… inclusief journalisten. Het opnemen van een paar trefwoorden maakt het bericht sneller zichtbaar in zoekmachines.
  3. DOEN: Gebruik hyperlinks.
    Het doel is om het zo gemakkelijk mogelijk te maken voor iedereen die het bericht ziet om meer informatie te krijgen.
  4. DOEN: Proeflezen
    Als het om persberichten gaat, kunnen fouten duur (en gênant) zijn. Laat het bericht vooraf controleren op spelling en zorg ervoor dat alle feiten correct zijn.
  5. DOEN: Stuur het persbericht altijd via een e-mail.
    Waarin de tekst van het persbericht is ‘geplakt’ met foto(s) als bijlage.
  1. NIET DOEN: Persbericht als bijlage.
    Een e-mail sturen met de tekst: “Bijgaand treft u ons persbericht.”. Zie tip 5 in het groene vak.
  2. NIET DOEN: Geen rekening houden met dag en tijd.
    Een persbericht sturen op vrijdag of vlak voor een feestdag. Dit betekent waarschijnlijk dat de media er op zijn best een vluchtige blik op werpen. Maar, je kunt het ook omdraaien: sommige organisaties gebruiken deze tijdsperiode ook om mogelijk negatieve informatie te verspreiden in de hoop dat dit zodoende makkelijker overwaait.
  3. NIET DOEN: Iedereen tegelijkertijd informeren.
    Journalisten willen toegang tot informatie die niet voor iedereen publiekelijk beschikbaar is. Informeer vertrouwde mediacontacten eerst voordat jouw nieuws via een persbureau, of erger: een concurrerend medium, wordt verspreid.
  4. NIET DOEN: Het verkeerde medium lastig vallen.
    Het heeft weinig zin om een blad, site of omroep voor jongeren te pitchen als jij groot nieuws hebt over bejaardenreizen. Zelfs binnen één publicatie heeft elke redacteur specifieke interesses en expertisegebieden. Stuur het bericht gericht. En bel het na!
persberichten koppen

Een persbericht heeft altijd de volgende opmaak:


Logo en naam bedrijf/instelling


——- P E R S B E R I C H T ——-
(zodat je niet per ongeluk op de advertentie-afdeling terecht komt).

a. Kop of titel: het nieuws in het kort.

De titel moet de journalist verleiden om je persbericht te lezen.

b. Kernboodschap (vet gedrukt): de onderbouwing van de verleidelijke titel.

Met de eerste van de vijf W’s (wie, wat, waar)

c. Onderbouwing van de kernboodschap.

De overige van de vijf W’s. Waarom en wanneer, plus vaak ook: hoe, hoeveel. Het liefst met namen en citaten van betrokkenen.

Maak het de journalist zo makkelijk mogelijk om snel meer informatie te vergaren met hyperlinks naar illustraties, sociale media, artikelen, e.d. over het onderwerp. Voeg ook enkele foto’s of andere illustraties bij, onder verwijzing naar downloadlinks voor de beschikbare hi-res kwaliteit bestanden.

——- EINDE PERSBERICHT ——-


Noot voor de redactie, niet voor publicatie:

Maak duidelijk waar het persbericht stopt door een stippellijn met ‘Einde Persbericht’. Vermeld onder de stippellijn ALTIJD de contactpersoon en diens telefoonnummer, voor het geval een verslaggever nog meer wil weten. Zet daarbij voor de zekerheid: ‘Noot voor de redactie, niet voor publicatie’. Een (ook in de avond en het weekend bereikbaar!) 06-nummer is noodzakelijk. Journalisten werken niet alleen tijdens kantoortijden.

Je kunt eventueel nog een ‘kijk-want-dus’ alinea met wat extra informatie over jouw bedrijf of jouw initiatief toevoegen.

PowerPoint tips & tricks

1. Weet exact wat je wil gaan vertellen.

Deze eerste PowerPoint tip is misschien we de belangrijkste. Je presentatie gaat niet over je slides. Het gaat om de boodschap die je wilt overbrengen. Voordat je statistieken, feiten en cijfers invult, moet je nadenken over hoe je je toehoorders meeneemt in je verhaal.

2. PowerPoint vertelt het verhaal niet.

Voor alles geldt: jij bent de presentatie. PowerPoint is slechts een hulpmiddel om wat jij vertelt te visualiseren. Meer niet.

Powerpoint presentatietraining op kantoor
Zo ziet een specifieke PowerPoint presentatietraining in een gemiddelde vergaderkamer eruit.
Je hebt maar 1 luisteraar (tegelijk)
Je leert je verhaal te vertellen aan 1 persoon tegelijk. Al sta je straks voor 100 man te spreken.
Je eigen powerpoint mee.
Tijdens de presentatietraining werk je intensief aan je eigen PowerPoint presentatie.

3. Maak een headline.

Begin met het bepalen van je paraplu-boodschap: wat wil jij dat je publiek onthoudt en wat is het beeld dat je daarbij wil geven. Zet je eerste alinea letterlijk op papier. Bepaal dan met welk beeld je publiek rechtop gaat zitten. Pas dan is het tijd voor je eerste PowerPoint slide: een aansprekend beeld. Het liefst zonder tekst, of anders met de ‘headline’ die je net hebt opgeschreven.

4. Markeer wat het belangrijkste is.

Laat PowerPoint vervolgens even met rust en concentreer je op de inhoud. Nu sta je voor de lastige opdracht om te voorkomen dat je in je valkuil trapt: compleet willen zijn. Uit elk publieksonderzoek blijkt dat sprekers die ‘alles’ willen vertellen, uiteindelijk niets vertellen dat echt beklijft. Voltaire zei het al (vrij vertaald): “De beste manier om saai te zijn is niets weg te laten”. Overigens heb ik dit nogal mild voor je vertaald, want letterlijk zei hij: “Le secret d’ennuyer est celui de tout dire.”

Een presentatie behandelt alleen de meest cruciale stukken. Waar je ook aan hebt gewerkt dat tot dit heeft geleid – een paper, een werkproject, een nieuw productontwerp – hoeft niet in zijn geheel te worden gedeeld. Kies de belangrijkste punten en plaats de rest in een “Appendix”: een hand-out om aan het einde naar te verwijzen tijdens de Q&A-sessie.

5. Ken je publiek.

De manier waarop je tegen een kamer vol medische professionals praat, moet anders zijn dan de manier waarop je een kamer vol jonge ondernemers aanspreekt. Te beginnen bij de headline en je taalgebruik. Maar ook de voorbeelden die je geeft om punten te illustreren, moeten specifiek worden afgestemd op je doelgroep.

6. Oefen! (ja, nu al).

Het is nooit te vroeg om aan het ritme van je presentatie te wennen en kennis te nemen van punten die je wil benadrukken. Terwijl je het hardop zegt, begin je een ‘gevoel’ voor de inhoud en tone-of-voice te ontwikkelen en merk je snel wat ‘bekt’ en wat niet.

7. Herschrijf nadat je hebt geoefend.

Terwijl je de presentatie oefent, ga je ongetwijfeld struikelen over onderdelen die niet helemaal natuurlijk verlopen. Denk niet dat dit in de praktijk wel goed komt, dat komt het niet. Geen paniek, als het niet makkelijk te vertellen is, is het ook niet makkelijk te beluisteren. Herschrijven die stukken!

8. Hou je slides eenvoudig.

Minder is meer (effectief). Dit geldt voor het aantal slides, de hoeveelheid tekst per slide en voor de lay-out van de slides. Vermijd indien mogelijk eindeloze bullet points. Minimaliseer ze anders telkens tot slechts een paar eenvoudige woorden. Het publiek moet luisteren, niet lezen.

9. Durf centraal te staan.

Mensen zijn sociale wezens en laten zich het liefst een verhaal vertellen door een ander mens. Mensen luisteren niet naar boodschappen die (op welke manier dan ook) worden geprojecteerd. We willen het van jou zien en horen. Geen valse bescheidenheid, jij bent zodra je het woord neemt de belangrijkste persoon in de zaal.

10. Bereid de techniek voor.

Kom wat eerder en check de zaal of vergaderruimte. Is stroom voor je laptop bij de hand? Doet de beamer het? Heb je beeld (en eventueel geluid) i.c.m. jouw laptop? Voorkom dat je staat te hannesen met snoertjes als het zover is en alle ogen op jou gericht zijn. Exporteer je PowerPoint als .ppsx. Plaats dit bestand op het ‘bureaublad’ van je laptop. Als je erop klikt begint je presentatie direct, zonder dat het publiek een inkijkje krijgt in het ontwerpdeel van Powerpoint. Of erger nog: de verkenner van jouw laptop, met al die andere mappen en bestanden…

11. Bereid ook de locatie en jouw plek voor.

Voorkom dat jij als spreker in de schaduw staat. Zorg dat er een spotje o.i.d. op je gericht is. Ieder mens is namelijk geneigd de blik te richten naar het licht. En de PowerPoint projectie geeft meestal een hele hoop licht. Voorkom dus dat die ‘lichtbak’ het van je wint en het publiek het contact met jou verliest. Jouw presentatie beklijft alleen maar als jij ‘present’ bent.

Zo beter van niet:

PowerPoint tips & tricks
Wie is er hier het belangrijkst?
PowerPoint tips & tricks
Een spotje is minder afleidend… en minder komisch.

Waarom is een kernboodschap belangrijk?

Vier elementen

Een kernboodschap is de conclusie van jouw observatie, mening, bericht, antwoord of presentatie. Een goede kernboodschap raakt niet alleen de essentie, maar is ook kort en bondig.

  • Kijk (ik zie, ik constateer): probleem, aanleiding
  • Want (ik weet): oorzaak, samenhang, analyse
  • Dus (conclusie): oplossing, voorstel, actie

Vanuit het perspectief van de doelgroep

Wie wil je bereiken met je kernboodschap? Wat moeten die weten? Wat weten zij al en vooral: kunnen zij het punt dat jij wilt maken voor zich zien? Met henzelf erin? Dan is het interessant om eerst eens te kijken naar je doelgroep. Kun je een primaire doelgroep benoemen? En ter linker- en rechterzijde wellicht twee secundaire doelgroepen? Kijk na de beantwoording nog eens naar de drie elementen hierboven. Wat is vanuit dit uitgangspunt dan essentieel?

Vele sprekers met ieder hun eigen kernboodschap
Zo veel mensen, zo veel door voorbeelden gekleurde kernboodschappen…

Inderdaad, goed gezien. Een voorbeeld..! Dat is het vierde en tevens centrale element. Aan de andere kant dus ook het meest gevoelige deel. Hierover lees je meer in deze blog.

Met één kernboodschap ben je niet klaar

Het hebben van een centrale kernboodschap is belangrijk om goed begrepen te worden. Maar, dan ben je er nog niet. Met één kernboodschap kun je misschien antwoord geven op de vraag: “wat is uw punt?“, maar dan ben je bij de eerste kritische vraag toch aan de beurt.

Bij effectieve communicatie komt meer kijken: bijvoorbeeld het Message House. Daarmee oefen je als deelnemer aan een mediatraining of presentatietraining bij ons dan ook intensief.

Waarom is een voorbeeld belangrijk?

Een kernboodschap zonder voorbeeld is niet af. Want mensen zijn geprogrammeerd om te reageren op beelden, niet op boodschappen.  De meeste mensen denken niet alleen in beelden, maar verwerken ook in beelden. Te beginnen bij het beeld dat jij als spreker laat zien en horen in je presentatie. Maak daar gebruik van. Laat het beeld je verhaal vertellen en zo in één klap ook betekenis geven aan het punt dat je wil maken.

Een voorbeeld:

Bekentenis

Met zoveel liefde heb ik van je gehouden
dat, nu ik bijna je vergeten ben,
het zeggen van je naam mij is gebleven
een liefkozing, waar ik dagen op kan leven.

En dit is de liefste herinnering:
hoe op het plein, een honinglied van linden,
vanuit de schaduw over witte straten
je aan kwam lopen. Speelse zomerwinden
sloegen de zijde van je lichte gele kleed
tegen je ranke lichaam, en je ogen
waren van heimwee raadselig verwijd.
Hoevele zomers zijn sindsdien vervlogen.

Met zoveel liefde toch heb ik van je gehouden
dat, nu ik bijna je vergeten ben,
het een liefkozing der lippen is gebleven
je naam te zeggen als ik eenzaam ben.

© 1946 – Hans Warren

IK ZIE HET VOOR ME

Deze verzuchting van de Zeeuwse dichter Hans Warren behoort tot mijn persoonlijke favorieten. Vooral omdat ik er een beeld bij heb. In het algemeen gesproken onthouden mensen 80% van wat ze zien, 20% van wat ze lezen en 10% van wat ze horen. Daarom combineerde hij dit gegeven en maakte hij van dit gedicht dus ineens een gevoel.

Wat zou er gebeuren als je zien, horen en ‘lezen’ combineert in je presentatie of antwoord op een journalistieke vraag? Dan ben je ineens ‘quotable‘! Want journalisten en hun kijkers, luisteraars en lezers, zijn gek op rake beelden. Daarom is de meest gestelde journalistieke vraag, na “wat is er aan de hand?”, dan ook: “wat betekent dit in de praktijk?”, wat neerkomt op: voorbeeld..?

Speelse zomerwinden interpretatie

VALKUILEN

Een veel voorkomende valkuil bij presentaties is dat beeld er met de haren wordt bijgesleept. En dat de spreker vervolgens vertelt wat er te zien is. Denk aan een spreker tijdens een congres voor veehouders. Die een fraaie Powerpointslide laat zien met daarop een koe. En vervolgens zegt: “dit is een koe”. […] In onze presentatietraining leer je het beeld dat je gebruikt meerwaarde te geven en zo jouw boodschap te versterken. Vertel dus niet wat je publiek ziet, maar waarom. In het voorbeeld van bovenstaande spreker: “Dit is Bertha 76, onze prijswinnende melkkoe”.

Een andere valkuil is interpretatie vanuit jouw eigen ‘denkraam’, om maar met Marten Toonder te spreken. Het bovenstaande plaatje is mijn interpretatie van het beeld dat Hans Warren in zijn gedicht schetst. Een mannelijk hetero beeld van mijn high school crush Carolina die op een mooie zomerdag komt aangelopen in een gouden veld en niet in de witte straten van het gedicht. Jammer als jouw beeld een andere is, bijvoorbeeld dat van een mooie man op de boulevard aan de kust. De kans is groot dat bovenstaande foto voor jou dan eerder een stoorzender is dan een rake visualisatie…

VISUELE VERWERKING GAAT SNELLER

Uit onderzoek blijkt dat ruim 90% van de informatie die onze hersenen oppikken visueel is. Maar, dit geldt niet alleen voor de omgeving, maar ook voor de informatie die we zien of te horen krijgen. Verder blijkt dat we visuele content 60.000 keer sneller verwerken dan theoretische en onderbouwende content. Kortom, wees dus niet volledig, maar geef betekenis aan je kernboodschap met een op je doelgroep afgestemd voorbeeld. Kom dit oefenen in onze mediatraining of presentatietraining.