Als eigentijdse adviseur is het essentieel om technologie slim in te zetten om professioneel over te komen en je boodschap duidelijk over te brengen. Met slim gebruik van tools zoals Teams, Zoom, Mentimeter en PowerPoint til je jouw presentaties naar een hoger niveau.

Belangrijke adviezen bij het geven van een online presentatie

1. Bereid je goed voor

• Plan je vergadering slim:
  • Gebruik Teams of Zoom om de vergadering vooraf in te plannen en de link tijdig te delen met alle deelnemers.
  • Voeg een korte agenda toe aan de uitnodiging, zodat iedereen weet wat er besproken wordt.
• Test je instellingen:
  • Controleer je microfoon, camera en schermdelen vooraf in Teams of Zoom. Gebruik bijvoorbeeld de “Test Call” functie in Teams.
  • Zorg dat je notificaties dempt of uitzet, zodat er geen pop-ups verschijnen tijdens het gesprek.
• Werk met duidelijke presentaties:
  • Zorg dat je PowerPoint-slides of andere visuele materialen overzichtelijk zijn.
  • Zet je presentatie in “Presenter View” of gebruik de “Deel scherm” optie in Teams/Zoom voor een professionele weergave.

2. Zorg voor een professionele werkomgeving

• Optimaliseer je achtergrond:
  • In Teams: gebruik een vervaagde achtergrond of kies een virtuele achtergrond met je bedrijfslogo.
  • In Zoom: kies een neutrale of gepersonaliseerde achtergrond die vertrouwen uitstraalt.
• Investeer in goed licht en geluid:
  • Gebruik een externe webcam en microfoon voor betere beeld- en geluidskwaliteit.
  • Plaats een lamp achter je scherm, zodat je gezicht goed verlicht is.

3. Maak gebruik van functies in Teams en Zoom

• Breakout Rooms: voor interactieve sessies kun je deelnemers opdelen in kleinere groepen.
• Chatfunctie: gebruik de chat om links, documenten of belangrijke punten te delen. Vraag deelnemers ook om vragen via de chat te stellen.
• Opnames: neem je presentatie op (met toestemming), zodat deelnemers deze later kunnen terugkijken.
• Reageren met emoticons: stimuleer het gebruik van duimpjes of klappen om direct feedback te krijgen.

4. Professioneel presenteren

• Kijk in de camera: dit geeft deelnemers het gevoel dat je hen direct aanspreekt.
• Gebruik de annotatietools:
  • In Zoom: gebruik de markeringsopties om tekst of diagrammen te benadrukken.
  • In Teams: maak gebruik van de “Whiteboard” functie om ideeën samen te schetsen.
• Beperk afleidingen:
  • Zet je telefoon op stil en sluit onnodige vensters op je computer.

5. Maak het gesprek direct interactief

• Start met een ijsbreker: begin met een korte vraag of poll om iedereen op hun gemak te stellen.
• Stel tussentijdse vragen: vraag regelmatig of iedereen het begrijpt of aanvullende vragen heeft.
• Gebruik interactieve tools:
  • In Teams: voeg een poll toe via de Forms-app.
  • In Zoom: maak gebruik van interactieve functies zoals handopsteken.

6. Afronden en opvolgen

• Vat de belangrijkste punten samen: gebruik bijvoorbeeld een afsluitende slide met alle afspraken of vervolgstappen.
• Vraag om feedback:
  • In Teams: gebruik de Forms-integratie om feedback te verzamelen.
  • In Zoom: stuur een korte feedback-enquête na afloop.
• Deel follow-up materiaal:
  • Upload notulen, opnames of aanvullende documenten in een gedeelde Teams-map of via e-mail.

Verlevendig je presentatie met bijvoorbeeld Powerpoint en Mentimeter

1. Bereid je presentatie voor met PowerPoint

• Maak visueel aantrekkelijke slides:
  • Houd het ontwerp strak en professioneel met maximaal 6 regels tekst per slide.
  • Gebruik afbeeldingen, iconen of diagrammen om complexe informatie simpel en aantrekkelijk te presenteren.
• Voeg interactieve elementen toe:
  • Gebruik de “Invoegen”-optie in PowerPoint om video’s, animaties of links naar websites of andere tools (zoals Mentimeter) toe te voegen.
• Test de presentatiemodus:
  • Gebruik “Presentatorweergave” om je notities en de tijd te zien, terwijl deelnemers alleen de slides zien.

2. Maak je presentatie interactief met Mentimeter

• Plan interactieve momenten:
  • Stel live vragen of polls via Mentimeter om deelnemers te betrekken. Dit kan eenvoudig worden geïntegreerd met PowerPoint via een link of door een slide met de toegangscode toe te voegen.
  • Gebruik woordwolken om input van de deelnemers op een leuke manier weer te geven.
• Gebruik quizzes of ranglijsten:
  • Creëer korte quizvragen om kennis te testen of om een onderwerp op een speelse manier te introduceren.
• Deel de resultaten live:
  • Toon de reacties van deelnemers in real-time op je gedeelde scherm.

Oefenen met online presenteren in combinatie met maatwerkadviezen?

Volg dan snel een Mediatraining Pro presentatietraining voor professionals.

“ Online presenteren is flexibel en kostenbesparend. Het maakt deelname vanaf elke locatie mogelijk, elimineert reis- en accommodatie kosten en biedt tools voor interactie zoals polls en Q&A. Presentaties kunnen worden opgenomen voor later gebruik, wat handig is voor deelnemers in verschillende tijdzones of met verschillende agenda’s. “

> tips uit de training adviesvaardigheden

De LSD-gesprekstechniek (Luisteren, Samenvatten, Doorvragen) helpt bij verbindende communicatie. Luister actief, vat samen om helderheid te creëren, en vraag door voor meer diepgang. Dit voorkomt miscommunicatie en bevordert wederzijds begrip.

Tips voor succesvol toepassen van LSD:

1. Actief luisteren: geef non-verbaal aan dat je luistert (knikken, oogcontact) en gebruik korte instemmende woorden zoals “ja”, “ik begrijp het”.
2. Neutraliteit behouden: geef pas je eigen mening of advies als je het verhaal volledig hebt gehoord en begrijpt. Niet eerder.
3. Balans houden: samenvatten en doorvragen moet aansluiten op wat de ander zegt, zonder dat het als een “verhoor” voelt.

De LSD-gesprekstechniek (Luisteren, Samenvatten, Doorvragen) in een handig schema:

“ In combinatie met de feedbackroutine van de Amerikaanse psycholoog Marshall Rosenberg vormt de LSD gesprekstechniek de basis van zijn ‘Non-violent communication’. “

> tips uit de training adviesvaardigheden

In gesprekken als adviseur kun je te maken krijgen met weerstand wanneer je druk uitoefent op je gesprekspartner. Dit verzet kan direct en zichtbaar zijn, maar ook subtiel en onuitgesproken. Vaak gaat weerstand niet zozeer over de inhoud van het gesprek, maar eerder over de manier waaróp of de context waarín het gesprek plaatsvindt.

Het verschil tussen weerstand en bezwaren

Als iemand het niet met je eens is lijkt dit soms op weerstand, maar er is een belangrijk verschil. Bezwaren laten zien dat iemand nog twijfelt aan wat jij zegt of adviseert. Het is geen blokkade, maar een teken dat iemand bezig is met het verwerken van jouw woorden. Voor een adviseur is dit een kans: bezwaren bieden een opstap naar acceptatie en kunnen worden gebruikt om samen verder het advies te toetsen.

Hoe herken je weerstand als adviseur?

Weerstand kan zich uiten op verschillende manieren. Veel voorkomende signalen:

• Non-verbaal gedrag:
  je gesprekspartner zwijgt, maakt geen oogcontact, zit met gekruiste armen of onderuitgezakt.
• Interrumperen:
  de ander laat je niet uitspreken of probeert het gesprek over te nemen.
• Discussie zoeken:
  je krijgt te maken met tegenwerpingen of kritiek.
• Afleiden:
  je gesprekspartner verandert halverwege het gesprek van onderwerp.
• Sociaal wenselijke antwoorden:
  de ander zegt ja, maar handelt vervolgens anders.

Hoe ontstaat weerstand?

Weerstand ontstaat vaak als:

• Je onvoldoende vraagt naar wat je gesprekspartner belangrijk vindt of nodig heeft.
• Je de ander niet als gelijkwaardig benadert.
• Je probeert te overtuigen in plaats van te verbinden.
• Je oordeelt over de persoon of situatie en dit laat merken.
• Je conclusies trekt op basis van aannames in plaats van feiten.
• Je oplossingen aandraagt zonder te checken of de ander hierop zit te wachten.
• Je tempo te hoog ligt en de ander je niet kan volgen.
• Je doel en structuur van het gesprek niet helder maakt.
• Je weinig empathie toont voor de situatie van de ander.
• Je te weinig samenvat en daardoor belangrijke nuances mist.

Soms ontstaat weerstand niet door jouw aanpak, maar door externe factoren, zoals eerdere mislukte veranderingen. De weerstand die jij ervaart, is dan eigenlijk gericht op die situatie of personen, niet op jou.

Hoe ga je om met weerstand?

Als adviseur kun je weerstand voorkomen door goed aan te sluiten bij de beleving van je gesprekspartner. Dit begint al bij de start van het gesprek: toon oprechte aandacht, laat zien dat je geïnteresseerd bent in de situatie van de ander, en onderzoek samen wat belangrijk is. Communiceer hoe je daar rekening mee zult houden.

Stap 1: Weerstand herkennen en aanpakken

• Geef geen schuld aan de ander. Voorkom een discussie en laat merken dat je de ander serieus neemt.
• Gebruik reflectief luisteren: vat samen wat je hoort, toon begrip en geef aan dat je de situatie wilt begrijpen vanuit het perspectief van de ander.

Stap 2: Zelfreflectie en aanpassen

• Onderzoek je eigen rol in het gesprek.
  • Erken waar je mogelijk tekort bent geschoten en stel jezelf open op (bijvoorbeeld: “Misschien ga ik te snel?”).
    
    
• Pas je gesprekstechnieken aan door:
  • Open vragen te stellen om de ander uit te nodigen tot verdieping.
  • Samenvattingen te geven om de voortgang en wederzijds begrip te bewaken.
  • Bevestigingen te geven om vertrouwen op te bouwen.
  • Geduldig te luisteren naar de emoties en zorgen van de ander.
  • Empathie te tonen door de emoties en zorgen van de ander te benoemen (ook als je die gevoelens zelf niet hebt).

Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de LSD-gesprekstechniek * (klik hier) *

Oefenen met adviesgesprekken in combinatie met maatwerkadviezen?

Volg dan snel een Mediatraining Pro advies- en gesprekstraining voor professionals.

“ Oefen (en experimenteer!) in een veilige trainingsomgeving met het erkennen van weerstand en effectief te reageren. Dan doe je vaardigheden op die je van pas komen in je hele carrière als adviseur of woordvoerder. Dit helpt je om gesprekken soepeler te laten verlopen en overtuigender over te komen. Ook als de ander het niet direct ‘helemaal met je eens is’. “

> tips uit de training adviesvaardigheden

Conflicten maken deel uit van het leven. Sommige conflicten zijn simpelweg niet op te lossen, die zul je moeten accepteren. Het is onmogelijk om alle conflicten te voorkomen, hoe hard je het ook probeert. Zwijgen helpt dus niet om een conflict te voorkomen. Zwijgen helpt helaas ook niet om een conflict op te lossen.

Wat is een conflict? 

Een conflict ontstaat wanneer twee of meer mensen, groepen of organisaties tegengestelde ideeën, doelen, of belangen hebben die met elkaar botsen. Sommige conflicten zijn klein en snel voorbij, zoals een meningsverschil, terwijl andere groter en langduriger kunnen zijn. Denk daarbij aan fundamentele meningsverschillen over onderwerpen die de basis van het leven of van een relatie raken. Bijvoorbeeld  de maatschappelijke discussie over klimaat, of partners met verschillende toekomstwensen.

 Waardoor ontstaan conflicten? 

• Verwachtingen: verschillen over wat er moet gebeuren of hoe iemand zich zou moeten gedragen.
• Miscommunicatie: verkeerd begrijpen van elkaars woorden, houding of gedragingen. 
• Waarden of normen: de ideeën over wat wel en niet belangrijk is in het leven verschillen sterk. 
• Onvervulde behoeften: iemand voelt zich bijvoorbeeld niet gehoord, gezien of gewaardeerd. 

 Welke soorten conflicten zijn er?

1. Binnen jezelf (intrapersoonlijk conflict):
   als je bijvoorbeeld twijfelt over wat je wilt of tegenstrijdige wensen hebt. 
2. Tussen mensen (interpersoonlijk conflict):
   een ruzie of onenigheid tussen twee personen. 
3. Binnen een groep (groepsconflict):
   wanneer een team of groep verschillende doelen of werkwijzen heeft.
4. In een systeem (structureel conflict):
   als regels, structuren of machtsverhoudingen problemen veroorzaken, bijvoorbeeld op de werkvloer.

Een conflict heeft een bepaald verloop in de tijd:

Hoe kun je omgaan met conflicten? 

Acceptatie en respect 

De ander accepteren zoals die is, zonder voorwaarden. Een uitdaging. Het betekent niet dat je iemands gedrag goedkeurt, maar dat je hem of haar als persoon waardeert. Iemand luistert niet naar wat je zegt, sterker nog: hóórt niet wat je zegt, als hij of zij zich niet door jou serieus genomen voelt. 

Duidelijkheid en eerlijkheid

Zorg dat je verwachtingen helder maakt. Zeg wat je bedoelt en hou het strikt bij jezelf. Zeg wat jíj voelt en maskeer het niet met een glimlach of gemaakte boosheid. Benoem (elkaars) gedrag waar je last van hebt.

Inleven en luisteren 

Probeer je te verplaatsen in de ander. Achter het gedrag van ieder mens, ook jouw gedrag, zit altijd een behoefte. Probeer er door het stellen van vragen achter te komen wat die behoefte bij de ander zou kunnen zijn. Dan is het eenvoudiger om zijn of haar perspectief en gevoelens te begrijpen. En trouwens, wat is jouw behoefte als je jezelf bevraagt?

Non-verbale communicatie 

Je communiceert altijd, ook zonder woorden. Denk aan je lichaamstaal, stemgebruik en gezichtsuitdrukking. Afhankelijk van de situatie komen deze bij de ander steviger aan dan jouw woorden. 

Hoe de-escaleren? 

Deze communicatiecirkel helpt je een conflict effectief aan te pakken:

Toelichting de-escalatiecirkel: 

1. Maak verwachtingen duidelijk. Vertel wat je nodig hebt en vraag wat de ander van jou verwacht.
2. Formuleer gezamenlijke doelen. En maak vervolgens samen concrete afspraken.
3. Creëer een open en veilige sfeer. Praat over wat jullie belangrijk vinden. Begrip voor elkaars achtergrond en drijfveren versterkt samenwerking.
4. Bespreek normen, waarden en gevoelens. Zeg wat je voelt en moedig de ander aan om hetzelfde te doen. Weten wat elkaars gevoelens zijn versterkt onderling begrip. 

Oefenen met conflictgesprekken in combinatie met maatwerkadviezen?

Volg dan snel een Mediatraining Pro advies- en gesprekstraining voor professionals.

“ Conflicten kunnen helpen om problemen helder te krijgen, relaties te verbeteren en samen tot oplossingen te komen. Je kunt conflicten niet voorkomen, maar met de inzichten en tips die je in de training krijgt wel beter begrijpen en aanpakken. Een conflict kan ook een kans zijn. “

> tips uit de training adviesvaardigheden