Crisiscommunicatie of risicocommunicatie?

Crisiscommunicatie. Daar is in het algemeen gesproken veel voor en óver te zeggen. Maar, in de praktijk is er een groot verschil in de manier waarop communicatierisico’s ontstaan. Soms gaat er in de organisatie of bij de afnemer van je product of dienst iets mis: crisiscommunicatie. Of, kan worden ingeschat dat er iets mis zou kúnnen gaan: risicocommunicatie. Andere crises hebben niets met een specifieke organisatie te maken, zoals de Coronacrisis.

Er bestaan geen plannen en hulpmiddelen om alle mogelijke verrassingen te voorkomen. De uitdaging is om klaar te zijn om verrast te worden. En dus getraind te zijn om op elke (in dit geval onaangename) verrassing adequaat te reageren.

ALLES OP Z’N TIJD

1. Startfase (Acute fase)

Dit is het moment waarop de crisis zich voordoet of net begint. De focus ligt op het snel verkrijgen van feiten en het organiseren van de eerste communicatie.

Te doen:

• Verzamelen van de eerste feiten: Wat is er gebeurd? Wie is betrokken?
• Activeren van het crisisteam en opstellen van een eerste communicatiestrategie.
• Informeren van interne stakeholders (medewerkers, management, bestuur).
• Eerste externe communicatie: korte, feitelijke boodschap zonder speculatie.
• Slachtoffer(s) of anderszins getroffenen: empathie voorop in het statement.
• Monitoren van media en sociale media op ontwikkelingen.

2. Nieuwsfase (Mediastorm)

De crisis krijgt veel media-aandacht en er is een grote informatiebehoefte vanuit verschillende doelgroepen. Dit is vaak de meest intensieve fase qua communicatie.

Te doen:

• Empathie tonen en begrip uitspreken richting betrokkenen.
• Open en transparant communiceren via officiële kanalen.
• Regelmatige updates geven, vooral als er nieuwe feiten bekend worden.
• Woordvoering goed afstemmen en geruchten ontkrachten.
• Actief reageren op vragen van media en stakeholders.
• Social media monitoren en reageren op desinformatie.

3. Achtergrondfase (Analyse & Verdieping)

De eerste mediahype neemt af, maar er blijft aandacht voor de crisis, vooral in de vorm van achtergrondverhalen en analyses.

Te doen:

• Bijkomende schade beperken en langetermijncommunicatie uitstippelen.
• Nadere toelichting geven op oorzaken, gevolgen en oplossingen.
• Lessen trekken en eventueel interne verbeteringen doorvoeren.
• Stakeholders informeren over vervolgstappen en herstelacties.
• Communicatie verleggen van crisismanagement naar toekomstperspectief.

4. Evaluatiefase (Afsluiting & Reflectie)

De crisis is grotendeels voorbij, en de nadruk ligt op het trekken van lessen en reputatieherstel.

Te doen:

• Interne en externe evaluatie van de communicatieaanpak.
• Eventuele verbeterpunten in crisishandboek verwerken.
• Betrokkenen bedanken en eventuele schade beperken.
• Externe beeldvorming herstellen door positieve initiatieven te communiceren.
• Leren van de crisis en voorbereidingen treffen voor toekomstige incidenten.

CRISIS? WHAT CRISIS?

Wat vaker voorkomt dan de grote knal die de opening is van het nieuws zijn van die kleine rotfoutjes met daarover veel verbaal geweld op social media. Grote fouten met grote persoonlijke gevolgen – denk aan de toeslagenaffaire, komt al veel minder voor. Maar denk eens aan een recall? Of een radicale koerswijziging in placing en pricing van je assortiment? Imagoschade omdat een personeelslid een foute schaats rijdt?

Met een goed voorbereide communicatielijn voorkom je niet de verrassing. Niet bij jezelf en niet bij je omgeving. Die verrassing is er bij elke crisis – en elke keer weer anders. Maar je voorkomt wel misinterpretaties in de media, journalistieke overvallen aan de poort of aan de telefoon en niet in het minst: de regie.

10 adviezen voor woordvoerders

1. Stel altijd het perspectief van de ‘slachtoffers’ centraal.
2. Wees eerlijk en spreek de waarheid.
3. Blijf bij de feiten. Vertel alleen de harde feiten. Dus datgene wat zeker is! En durf te zeggen dat zaken nog uitgezocht moeten worden.
4. Kies simpele kernboodschap(pen) en blijf daarbij.
5. Gebruik korte zinnen met direct het antwoord aan het begin: “Ja, dus …”, “Nee, want …”.
6. Blijf de kijker, luisteraar of lezer altijd voor ogen houden. Laat je niet meeslepen door negatieve vragen van de journalist. Hij of zij doet gewoon zijn werk.
7. Wees stellig: gebruik geen waterverfwoorden als ‘hopen’, ‘denken’, ‘proberen’.
8. Geef aan wat wel aan de orde is en dus niet wat niet aan de orde is. Dus niet: “Het gaat hier dus niet om…”.
9. Voer zelf de beeldregie (het plaatje) en wees voorbereid op de setting van het  gesprek en interviews.
10. Oefen en evalueer de woordvoering.

Mediatraining crisiscommunicatie

Aan de hand van de vier fases in crisiscommunicatie leer je in onze mediatraining crisiscommunicatie transparant en eenduidig het woord te voeren. Tijdens een crisis, of in geval van risico rond een project, product of dienst. Te beginnen met het centraal stellen van je doelgroep. Bijvoorbeeld: klanten, stakeholders, omwonenden – en niet te vergeten je eigen personeel en hun achterban.