PowerPoint tips & tricks

1. Weet exact wat je wil gaan vertellen.

Deze eerste PowerPoint tip is misschien we de belangrijkste. Je presentatie gaat niet over je slides. Het gaat om de boodschap die je wilt overbrengen. Voordat je statistieken, feiten en cijfers invult, moet je nadenken over hoe je je toehoorders meeneemt in je verhaal.

2. PowerPoint vertelt het verhaal niet.

Voor alles geldt: jij bent de presentatie. PowerPoint is slechts een hulpmiddel om wat jij vertelt te visualiseren. Meer niet.

Powerpoint presentatietraining op kantoor
Zo ziet een specifieke PowerPoint presentatietraining in een gemiddelde vergaderkamer eruit.
Je hebt maar 1 luisteraar (tegelijk)
Je leert je verhaal te vertellen aan 1 persoon tegelijk. Al sta je straks voor 100 man te spreken.
Je eigen powerpoint mee.
Tijdens de presentatietraining werk je intensief aan je eigen PowerPoint presentatie.

3. Maak een headline.

Begin met het bepalen van je paraplu-boodschap: wat wil jij dat je publiek onthoudt en wat is het beeld dat je daarbij wil geven. Zet je eerste alinea letterlijk op papier. Bepaal dan met welk beeld je publiek rechtop gaat zitten. Pas dan is het tijd voor je eerste PowerPoint slide: een aansprekend beeld. Het liefst zonder tekst, of anders met de ‘headline’ die je net hebt opgeschreven.

4. Markeer wat het belangrijkste is.

Laat PowerPoint vervolgens even met rust en concentreer je op de inhoud. Nu sta je voor de lastige opdracht om te voorkomen dat je in je valkuil trapt: compleet willen zijn. Uit elk publieksonderzoek blijkt dat sprekers die ‘alles’ willen vertellen, uiteindelijk niets vertellen dat echt beklijft. Voltaire zei het al (vrij vertaald): “De beste manier om saai te zijn is niets weg te laten”. Overigens heb ik dit nogal mild voor je vertaald, want letterlijk zei hij: “Le secret d’ennuyer est celui de tout dire.”

Een presentatie behandelt alleen de meest cruciale stukken. Waar je ook aan hebt gewerkt dat tot dit heeft geleid – een paper, een werkproject, een nieuw productontwerp – hoeft niet in zijn geheel te worden gedeeld. Kies de belangrijkste punten en plaats de rest in een “Appendix”: een hand-out om aan het einde naar te verwijzen tijdens de Q&A-sessie.

5. Ken je publiek.

De manier waarop je tegen een kamer vol medische professionals praat, moet anders zijn dan de manier waarop je een kamer vol jonge ondernemers aanspreekt. Te beginnen bij de headline en je taalgebruik. Maar ook de voorbeelden die je geeft om punten te illustreren, moeten specifiek worden afgestemd op je doelgroep.

6. Oefen! (ja, nu al).

Het is nooit te vroeg om aan het ritme van je presentatie te wennen en kennis te nemen van punten die je wil benadrukken. Terwijl je het hardop zegt, begin je een ‘gevoel’ voor de inhoud en tone-of-voice te ontwikkelen en merk je snel wat ‘bekt’ en wat niet.

7. Herschrijf nadat je hebt geoefend.

Terwijl je de presentatie oefent, ga je ongetwijfeld struikelen over onderdelen die niet helemaal natuurlijk verlopen. Denk niet dat dit in de praktijk wel goed komt, dat komt het niet. Geen paniek, als het niet makkelijk te vertellen is, is het ook niet makkelijk te beluisteren. Herschrijven die stukken!

8. Hou je slides eenvoudig.

Minder is meer (effectief). Dit geldt voor het aantal slides, de hoeveelheid tekst per slide en voor de lay-out van de slides. Vermijd indien mogelijk eindeloze bullet points. Minimaliseer ze anders telkens tot slechts een paar eenvoudige woorden. Het publiek moet luisteren, niet lezen.

9. Durf centraal te staan.

Mensen zijn sociale wezens en laten zich het liefst een verhaal vertellen door een ander mens. Mensen luisteren niet naar boodschappen die (op welke manier dan ook) worden geprojecteerd. We willen het van jou zien en horen. Geen valse bescheidenheid, jij bent zodra je het woord neemt de belangrijkste persoon in de zaal.

10. Bereid de techniek voor.

Kom wat eerder en check de zaal of vergaderruimte. Is stroom voor je laptop bij de hand? Doet de beamer het? Heb je beeld (en eventueel geluid) i.c.m. jouw laptop? Voorkom dat je staat te hannesen met snoertjes als het zover is en alle ogen op jou gericht zijn. Exporteer je PowerPoint als .ppsx. Plaats dit bestand op het ‘bureaublad’ van je laptop. Als je erop klikt begint je presentatie direct, zonder dat het publiek een inkijkje krijgt in het ontwerpdeel van Powerpoint. Of erger nog: de verkenner van jouw laptop, met al die andere mappen en bestanden…

11. Bereid ook de locatie en jouw plek voor.

Voorkom dat jij als spreker in de schaduw staat. Zorg dat er een spotje o.i.d. op je gericht is. Ieder mens is namelijk geneigd de blik te richten naar het licht. En de PowerPoint projectie geeft meestal een hele hoop licht. Voorkom dus dat die ‘lichtbak’ het van je wint en het publiek het contact met jou verliest. Jouw presentatie beklijft alleen maar als jij ‘present’ bent.

Zo beter van niet:

PowerPoint tips & tricks
Wie is er hier het belangrijkst?
PowerPoint tips & tricks
Een spotje is minder afleidend… en minder komisch.
Screaming lord Sponselee
© Johan Sponselee